Digitalisasi dalam sektor pemerintahan menandai dimulainya perubahan menuju efisiensi dalam pengelolaan administrasi, termasuk dalam hal surat-menyurat. Namun, digitalisasi tanpa dibarengi dengan pengoptimalan otomatisasi dapat menghambat pencapaian efisiensi dan akuntabilitas secara optimal. Kantor Imigrasi Kelas I Khusus TPI Semarang, sebagai unit pelaksana teknis di bawah Kementrian Imigrasi dan Pemasyarakatan (Kemenipas), hingga saat ini masih menggunakan spreadsheet dalam proses penomoran surat. Hal ini dapat menyebabkan proses kerja menjadi terhambat dan berisiko menimbulkan kesalahan dalam penomoran maupun keterlambatan dalam pendistribusian surat. Penelitian ini bertujuan untuk merancang dan membangun sistem persuratan berbasis web, serta mengetahui kelayakan sistem dengan fitur utama yaitu penomoran surat otomatis yang terintegrasi dengan template surat. Sistem ini dirancang agar sesuai dengan regulasi yang berlaku, yakni Kepmen Nomor M.IP-06.OT.01.01 Tahun 2024 tentang Logo, Klasifikasi Arsip, dan Kop Surat, serta Kepmen Nomor M.IP-10.HK.03.02 Tahun 2024 tentang Tata Naskah Dinas. Metode pengembangan yang digunakan adalah Software Development Life Cycle (SDLC) model waterfall. Pengujian sistem menggunakan metode black-box testing untuk menilai fungsionalitas tiap fitur. Selain itu, dilakukan juga user acceptance testing (UAT) untuk mengukur tingkat penerimaan pengguna serta ekspektasi pengguna terhadap sistem. Hasil pengujian black box menunjukkan seluruh skenario uji berjalan sesuai fungsionalitas yang dirancang, dengan tingkat keberhasilan 100% untuk admin dan user. Pengujian usability menunjukkan skor 84,44%, yang termasuk dalam kategori sangat layak untuk digunakan. Dengan demikian, sistem ini dinyatakan berhasil dibangun sesuai kebutuhan dan dapat dipergunakan oleh staf administratif di Kantor Imigrasi Kelas I Khusus TPI Semarang.